Wie ich zu einem Redaktionsplan kam und warum ich mich ausnahmsweise von Papier und Stift verabschiedet habe
Ich bin ein totaler Papiermensch. Ich habe immer diverse Notizbücher parallel in Benutzung, notiere mir zwischendurch Ideen und Gedanken auf Zettel, schreibe Tagebuch und Reisetagebücher, mache Skizzen, halte Pläne fest … Papier ist einfach mein Ding. Trotzdem habe ich es aufgegeben, meinen Blog auf Papier zu planen und bin auf digital umgestiegen. Ein bisschen schockierend, ich weiß. Aber zu meiner großen Verwunderung funktioniert es besser als je zuvor. Und das kam so (setzt euch bequem hin, das wird ein längerer Artikel):
Als ich mit dem Bloggen angefangen habe, habe ich immer dann Beiträge geschrieben, wenn mir gerade danach war. Und das passierte sehr unregelmäßig. Also setzte ich mir Termine. Das führte dazu, dass ich spontan feststellte, dass am nächsten Tag ein Post online gehen sollte, ich aber nicht mehr wusste, worüber ich schreiben wollte. Die ganzen Ideen waren wild verstreut und in dem Moment garantiert nicht zu finden. Auch blöd.
Ein Redaktionsplan musste her. Und natürlich griff ich zu Papier und Stift, versuchte es erst mit Listen, dann mit Monatsübersichten. Vor zwei Jahren ungefähr fing ich mit dem Bullet Journaling an und plante so auch meinen Blog. Spoiler: Hat bei mir mich nicht gut funktioniert. Ich hatte dann zwar Ideen und Pläne, aber es war mir insgesamt zu unflexibel. Ich bin ein kreativ-chaotischer Planer. Der große Plan ist ziemlich klar, die Details verändern sich häufig. Im wirklichen Leben schiebe ich also Beiträge häufiger umher, ich mache mir Notizen dazu, ergänze Ideen oder sie entwickeln sich weiter … Und spätestens da kommt Papier an seine Grenzen. Jeden Blog-Papierplaner habe ich nach wenigen Wochen unzufrieden zur Seite gelegt.
Vor etwa einem Dreivierteljahr habe ich Trello für mich entdeckt. Und bin sehr glücklich damit.
Was ist Trello
Trello ist eigentlich ein Projektmanagement-Programm, das mit Pinnwänden (Boards), Listen und Karten funktioniert. Quasi ein virtuelles Karteikartensystem – nur besser. Es gibt eine App, eine Browser-Version und eine Desktopversion (die sich selbstverständlich synchronisieren). Die Basisversion ist kostenlos. Und die Basisversion ist definitiv mehr als ausreichend. Es ist nicht die erste Orga-App, die ich ausprobiere, aber die erste, mit der ich tatsächlich glücklich werde. Das System funktioniert nämlich so ähnlich, wie mein Gehirn tickt. Wir kommen prima miteinander aus.
Ich nutze Trello zum Organisieren verschiedener Bereiche, unter anderem als Redaktionsplan für meinen Blog. Und das funktioniert bei mir so:
Einen Redaktionsplan für den Blog erstellen
Mein (komplexes) Projekt – in dem Fall mein Blog – spielt sich auf einem eigenen Board, einer großen Übersichtstafel, ab. So ein Board ist mit einem Klick im Hauptmenü (Button oben links) angelegt. Das eigentlich Spannende passiert in Listen und Karten. Die ersten fünf Listen habe ich hier auf einem nagelneuen Beispielboard angelegt (natürlich wäre es spannender gewesen, euch mein echtes Board zu zeigen, aber das wäre ein sehr großer Inhaltsspoiler für die nächsten Wochen :-)). In jeder Liste hat man nun die Möglichkeit “Karten” hinzuzufügen.
Die Listen stehen für ein bestimmtes Stadium, in dem sich ein Blogpost befindet. Je weiter ich mit der Arbeit fortgeschritten bin, desto weiter wandert die Karte des Posts nach rechts. Die Stationen meiner Listen sind
- Artikelideen
- in Planung (hier habe ich mir schon ungefähr überlegt, was passieren soll und wann ich den Post veröffentlichen möchte)
- in Arbeit (ich bin schon dabei, zu schreiben, zu basteln, zu fotografieren …)
- VÖ geplant (hier ist der Post fertig und hat bereits einen automatisch hinterlegten Veröffentlichungs-Termin)
- Promotion (an der Stelle halte ich fest, wo ich den Post teilen möchte).
Die Ideen-Sammelstelle
Sammelpunkt für alle Ideen, die mir so durch den Kopf schießen, ist eine Karte in der Liste Artikelideen. Dort habe ich eine einfach Checkliste hinterlegt. Jeder Gedankenblitz und jede spontane Idee bekommt einen Punkt auf der Checkliste. Was ich vorher auf diversen Zetteln und in Notizbüchern gesammelt habe, lade ich jetzt alles in dieser Liste ab. Ob man eine lange Liste führt oder extra Karten für verschiedene Rubriken hat, ist den persönlichen Vorlieben überlassen. Die Liste “Artikelideen” ist für mich fast die wichtigste Sache am ganzen Board, weil mir zu den unmöglichsten Zeiten Einfälle zu Posts kommen, die dann nach kurzer Zeit wieder im Gedankennebel verschwinden, wenn ich sie nicht festhalte. Jetzt reicht ein kurzer Griff zum Smartphone und ich schreibe mir die Idee als Stichpunkt auf. Und finde sie dort später auch auf Anhieb wieder!
Wann immer ich also Beiträge im Voraus plane, schaue ich meine Ideenliste durch und habe sofort sehr viele Anregungen. Und vor allem beschleicht mich nicht mehr das komische Gefühl, dass da doch diese Idee war, die ich mir irgendwo aufgeschrieben hatte …
Workflow organisieren und den Beitragsstatus im Blick behalten
Schafft es eine dieser Ideen in die konkrete Planung, erstelle ich dafür eine neue Karte in der Liste “in Planung”. Der Karte kann ich nun z.B. ein Datum zuweisen und ich kann sie farblich markieren (so sehe ich auf einen Blick, zu welcher Beitragsrubrik sie z.B. gehört).
Fange ich mit der Arbeit am Beitrag an, schiebe ich die Karte einfach eine Liste weiter. Das funktioniert alles ganz einfach per “Drag and Drop”. Dort füge ich Checklisten mit Arbeitsschritten hinzu, die ich erledigen muss, bevor der Post online gehen kann. Da fast jeder Beitrag ähnliche Schritte beinhaltet, kann man sich prima Workflow-Vorlagen erstellen, und diese Checkliste einfach immer neu übernehmen. Ich kann aber nicht nur Checklisten für eine Karte erstellen, ich kann auch Beschreibungen hinzufügen, Kommentare ergänzen, ein Bild einfügen, Links ablegen … Alle Informationen, die ich für einen Beitrag sammeln möchte, kann ich im Vorfeld schon in dieser Karte festhalten.
In der Listenansicht des Boards sehe ich auf einen Blick, welche Beiträge ich im Moment geplant habe, in welche Rubrik sie gehören (Farbcode), welche Posts in Arbeit sind und wie weit ich damit jeweils bin. Sobald ein Artikel veröffentlicht wurde und alle Stationen des Redaktionsplans durchlaufen hat, kann man die Karte archivieren (und ggf. später wiederholen) oder dauerhaft löschen.
Mit der Zeit sind auf meinem Blog-Board noch weitere Listen dazugekommen, in denen ich alle Infos sammle, die ich rund um meinen Blog im Blick behalten möchte. Habe ich ältere Artikel, die ich mal überarbeiten könnte? Sammle ich in einer Checkliste. Brauche ich mal wieder ein neues Profilbild, müsste das Logo-Banner überarbeitet werden? Sammle ich in einer Liste. Gibt es nützliche HTML-Codes, die ich immer wieder recherchiere, weil ich sie gelegentlich manuell einfüge? Oder Plugins, die ich mal testen möchte? Sammle ich in einer … ihr wisst schon.
Mach’s hübsch
So ein blaues Standard-Board ist ja auf Dauer ein bisschen dröge. Wie die meisten von euch mag ich lieber schöne Dinge. Man kann seinem Board einfach eine andere Farbe verpassen. Man kann aber auch eins von unzählig vielen Unsplash-Fotos in den Hintergrund laden für ein bisschen mehr klassisches Cappuccino-mit-Mac-Tastatur-Blogger-Gefühl …
Weitere Features
Trello biete abgesehen von diesen Grundfunktionen (die ja schon eine Menge können) auch die Möglichkeit, “Power-Ups” zu aktivieren. Damit lassen sich z.B. alle Karten mit Termin in einer Kalenderübersicht anzeigen. Für mich als visueller Planer eine riesige Hilfe.
Über diese “Power-Ups” kann man Trello übrigens auch mit anderen Apps und Programmen verbinden (Dropbox, Wunderlist, Google Drive …). Hier kommt allerdings auch der Wermutstropfen der kostenlosen Version: Es lässt sich maximal ein “Power-Up” pro Board auswählen. Mir hat das bisher allerdings immer gereicht.
Eine geniale Sache für Teams: Man kann andere Personen für ein Board freischalten bzw. sie dazu einladen. Wer also mit mehreren Leuten an einem Blog arbeitet, hält sich so immer gegenseitig über den aktuellen Stand auf dem Laufenden.
Wie fange ich jetzt am besten an?
Chapeau, dass ihr meinen nicht ganz so typischen Artikel bis hierher gelesen habt.
Wenn ihr jetzt denkt “Tolle Sache, aber wie ging das mit den Boards und Karten jetzt noch mal, und was muss ich wo anklicken?”
Auf der Website von Trello bekommt ihr deutschsprachige Tutorials oder als erste Übersicht hier eine Tour. Wer später noch mehr Einsatzmöglichkeiten entdecken möchte, dem kann ich diese Sammlung mit öffentlichen Boards (das kann man nämlich auch anlegen) empfehlen. Die sind fast alle auf Englisch, aber es ist trotzdem faszinierend, welche Bandbreite die Nutzungsmöglichkeiten haben.
Ich selbst finde es immer sehr spannend und inspirierend, davon zu lesen, wie sich andere organisieren. Oft nehme ich die eine oder andere Anregung mit, passe sie auf meine Bedürfnisse an oder nutze sie als Sprungbrett, um Neues auszuprobieren, zu integrieren oder weiterzuentwickeln. Und deswegen interessiert es mich natürlich brennend, wie ihr das so handhabt.
Kanntet ihr Trello schon, nutzt ihr andere Systeme oder kommt ihr doch am allerbesten mit einem Papierplaner zurecht?
Liebe Grüße
Anne
